Seja a pandemia, os problemas da cadeia de abastecimento, os preços do gás, as violações cibernéticas ou a recessão iminente, cada fabricante precisa de ter um plano em vigor para gerir uma crise. Uma crise pode assumir a forma de um problema de curto prazo ou a recuperação de algumas crises pode levar anos, se é que é possível recuperar. Abaixo você encontrará alguns exemplos de situações de crise e como montar um plano.
Manutenção de Equipamentos
Manter seu equipamento nas melhores condições em uma instalação de fabricação é vital. Em muitas fábricas, se apenas um equipamento falhar, toda a operação poderá ser interrompida. A manutenção dos equipamentos deve ser uma ALTA prioridade em qualquer unidade fabril e, se não for feita regularmente, seu equipamento poderá interromper todo o processo. Há momentos em que é necessária uma manutenção programada regularmente, mesmo que isso possa interromper temporariamente a produção.
Para evitar que aconteça um desligamento não planejado, todos os equipamentos que você possui em sua fábrica e que são vitais para a produção de seu produto precisam estar em um cronograma de manutenção de rotina. Regularmente, seu Gerente de Manutenção e seu Gerente/Supervisor de Fabricação precisam coordenar o melhor momento para manter o equipamento. Máquinas obsoletas devem ser substituídas ou modernizadas. Como parte do seu Plano de Crise, é vital criar e manter um registro de cronograma para acompanhar o trabalho que precisa ser executado, o que foi concluído e quando.
Erro humano
Seu maior oponente na vida é você mesmo. Brincar, desrespeitar os protocolos de segurança e ficar exausto durante o trabalho pode resultar em ferimentos pessoais e no possível desligamento de linhas devido a danos ao produto e/ou equipamento. Você, como gerente/supervisor, já enviou um novo funcionário para a sala porque estava ocupado e precisava de mãos extras e, devido a restrições de tempo, pulou tópicos de treinamento imperativos? Novos documentos de treinamento foram lançados em seu departamento para equipamentos críticos e você pensou que poderia esperar alguns dias para serem concluídos? Apenas por renunciar a qualquer documento de treinamento, mesmo que por um dia, você, como Gerente/Supervisor, poderá causar ferimentos pessoais e/ou danos ao seu equipamento ao seu funcionário e/ou a si mesmo.
Sua empresa é tão forte quanto seu elo mais fraco e você não quer que seu elo mais fraco sejam seus funcionários. Certifique-se de ter um responsável/equipe de segurança e que eles estejam atualizados sobre todos os treinamentos e protocolos de segurança mais recentes relacionados às políticas da sua empresa. Eles precisam realizar reuniões regulares de segurança e inspeções passo a passo. Educar e treinar seus funcionários regularmente, para suas funções específicas, é vital para reduzir a probabilidade geral de erro humano.
Problemas da cadeia de suprimentos
Sua cadeia de suprimentos é crítica para suas operações. Se você depende de seus fornecedores para fornecer material em um horário específico e eles não atendem à sua demanda, isso pode prejudicar seus requisitos e cronograma de produção. Suponha que você acabou de assinar dois dos maiores contratos que sua empresa já viu. Você tem três fornecedores de quem compra, mas um deles não é muito confiável e um dos outros dois será fechado no próximo feriado. Você já se comprometeu com um curto período de tempo para ambos os novos empregos. Você tem um fornecedor de backup para um cenário “just in case”?
Certifique-se sempre de ter mais de um fornecedor de suprimentos em um Plano de Crise. Vários fornecedores lhe dará mais opções e segurança ao saber que você tem alternativas às quais recorrer quando o tempo for crítico. Você precisa desenvolver uma abordagem razoável para lidar com quaisquer interrupções no fornecimento. Identifique e documente seu cadeia de suprimentos riscos e torná-los visíveis regularmente para a equipe de gestão da sua empresa. Esses riscos devem ser avaliados para cada projeto e avaliados quanto à gravidade e probabilidade. O monitoramento dos riscos internos e externos da cadeia de suprimentos permitirá que sua empresa avalie quaisquer impactos potenciais e mitigue quaisquer possíveis mudanças negativas.
Instruções de trabalho ambíguas
A consequência de instruções de trabalho ambíguas pode resultar em defeitos ou baixa qualidade no produto final. Se a sua instalação não seguir as instruções de trabalho adequadas na área de produção, é provável que você esteja enfrentando problemas devido à falta de treinamento, erro humano, tempo de inatividade na área de produção e muitas datas de entrega perdidas em seus trabalhos. Agora você perdeu tempo, produziu um produto inferior, reduziu a produtividade e frustrou sua equipe. Com uma maior incidência de produtos mal acabados saindo da linha, o retrabalho do produto incorrerá em custos adicionais de mão de obra, reduzindo sua margem de lucro. Quaisquer falhas não detectadas que apareçam têm um impacto negativo potencial nos clientes, na sua marca e na sua reputação.
Suas instruções de trabalho precisam ser elaboradas pelo departamento de produção, e não por alguém de outro departamento que não consiga identificar as etapas ou peças necessárias para construir um item. Isso evita todas as suposições e equívocos e fornece o rascunho da instrução de trabalho. Ao escrever as instruções, não use muitas frases longas ou “bobagens” técnicas excessivas. Você quer ser capaz de explicá-lo em termos simples e suficientemente bons para que qualquer pessoa possa entendê-lo. Tire fotos de cada etapa e use-as em suas instruções de trabalho para ilustrar claramente os vários processos.
Desastres Naturais
Dependendo de onde você estiver, poderá enfrentar terremotos, furacões, tornados, incêndios, inundações ou fortes tempestades de neve. Cada uma delas causará destruição generalizada e poderá impactar as economias locais durante semanas ou meses. Esses desastres naturais e muitos outros como eles podem causar danos inacreditáveis.
A maioria das empresas não possui um Plano de Crise para situações como essa. Você não pode prever o tempo. Para alguns dos desastres naturais previsíveis sobre os quais você recebe avisos, você pode realizar treinamento de conscientização dentro da instalação sobre rotas e procedimentos de evacuação conforme necessário, dependendo da área. Você pode coordenar com agências de resposta locais e estaduais sobre as rotas de evacuação da comunidade. Esteja preparado tendo suprimentos de emergência em mãos. Monitore as reportagens de rádio e/ou televisão e tenha um plano de como proteger suas instalações, lembrando-se de proteger e fazer backup dos arquivos eletrônicos críticos para a empresa.
Em resumo, ter um Plano de Crise para qualquer situação é a sua melhor opção. Embora estes sejam apenas alguns dos exemplos do que pode causar uma crise nas suas instalações de produção a qualquer momento, estabelecer um Plano de Crise antecipadamente pode ajudá-lo a superá-la de forma eficiente. Dê uma volta pelas suas instalações, identifique possíveis problemas, crie uma lista de maneiras de prevenir ou mitigar o problema e faça um plano.
