Of het nu gaat om een pandemie, problemen met de toeleveringsketen, gasprijzen, cyberinbreuken of de dreigende recessie: elke fabrikant moet een plan hebben om een crisis het hoofd te bieden. Een crisis kan de vorm hebben van een kortetermijnprobleem, maar bij sommige crises kan het jaren duren om ervan te herstellen, als u überhaupt herstelt. Hieronder vindt u enkele voorbeelden van crisissituaties en hoe u een plan samenstelt.
Equipment Maintenance
Het is van cruciaal belang dat uw apparatuur in een productiefaciliteit in topconditie blijft. In veel fabrieken kan de hele operatie stilvallen als er ook maar één apparaat uitvalt. Onderhoud van apparatuur moet een HOGE prioriteit hebben in elke productiefabriek en als dit niet volgens een regelmatig schema wordt gedaan, kan uw apparatuur het hele proces stilleggen. Er zijn momenten waarop regelmatig gepland onderhoud moet plaatsvinden, zelfs als dit de productie tijdelijk kan verstoren.
Om te voorkomen dat er ongepland wordt stilgelegd, moet voor elk apparaat in uw fabriek dat van vitaal belang is voor de productie van uw product een routineonderhoudsschema worden uitgevoerd. Uw onderhoudsmanager en productiemanager/supervisor moeten regelmatig de beste tijd voor onderhoud van de apparatuur afstemmen. Verouderde machines moeten worden vervangen of gemoderniseerd. Als onderdeel van uw crisisplan is het van essentieel belang dat u een planningslogboek maakt en bijhoudt, waarin u kunt bijhouden welk werk moet worden uitgevoerd, wat er is voltooid en wanneer.
Menselijke fout
Je grootste tegenstander in het leven ben jezelf. Knoeien, het negeren van veiligheidsprotocollen en uitgeput raken tijdens het werk kan resulteren in persoonlijk letsel en mogelijke sluiting van lijnen als gevolg van product- en/of apparatuurschade. Heeft u als manager/supervisor ooit een nieuwe medewerker de vloer op gekregen omdat u het druk had en extra handen nodig had en vanwege tijdgebrek belangrijke trainingsonderwerpen had overgeslagen? Zijn er nieuwe trainingsdocumenten op uw afdeling verschenen voor kritische apparatuur en dacht u dat het wel een paar dagen kon duren voordat deze klaar waren? Door zelfs maar één dag geen trainingsdocument te volgen, kunt u als manager/supervisor uw werknemer en/of uzelf persoonlijk letsel en/of schade aan uw apparatuur toebrengen.
Uw bedrijf is zo sterk als uw zwakste schakel en u wilt niet dat uw werknemers de zwakste schakel zijn. Zorg ervoor dat u over een veiligheidsfunctionaris/team beschikt en dat zij op de hoogte zijn van de nieuwste trainings- en veiligheidsprotocollen die betrekking hebben op uw bedrijfsbeleid. Ze moeten regelmatig veiligheidsvergaderingen en walk-through-inspecties houden. Het regelmatig opleiden en trainen van uw medewerkers voor hun specifieke functierollen is van cruciaal belang om de algemene kans op menselijke fouten te verkleinen.
Problemen met de toeleveringsketen
Uw supply chain is van cruciaal belang voor uw activiteiten. Als u afhankelijk bent van uw leveranciers om materiaal op een bepaald tijdstip te leveren en zij niet aan uw vraag voldoen, kan dit uw productievereisten en -planning in de war sturen. Stel dat u zojuist twee van de grootste contracten heeft ondertekend die uw bedrijf ooit heeft gezien. Je hebt drie leveranciers waar je koopt, maar één daarvan is niet erg betrouwbaar en een van de andere twee zal gesloten zijn vanwege de komende feestdag. Voor beide nieuwe banen heb je al een korte periode vastgelegd. Heeft u een back-upleverancier voor een “just in case”-scenario?
Zorg er altijd voor dat er meer dan één leverancier in een crisisplan zit. Meerdere leveranciers geeft u meer opties en zekerheid omdat u weet dat u over alternatieven beschikt waarop u kunt terugvallen als de tijd cruciaal is. U moet een redelijke aanpak ontwikkelen voor het omgaan met eventuele verstoringen van de levering. Identificeer en documenteer uw toeleveringsketen risico's en maak deze regelmatig zichtbaar voor het managementteam van uw bedrijf. Deze risico's moeten voor elk project worden geëvalueerd en beoordeeld op ernst en waarschijnlijkheid. Door de risico's van uw interne en externe toeleveringsketen te monitoren, kan uw bedrijf de potentiële impact evalueren en eventuele negatieve veranderingen beperken.
Dubbelzinnige werkinstructies
Het gevolg van onduidelijke werkinstructies kan resulteren in gebrekkige of slechte kwaliteit van uw eindproduct. Als uw fabriek de juiste werkinstructies op de productievloer niet volgt, is de kans groot dat u problemen ondervindt als gevolg van een gebrek aan training, menselijke fouten, downtime op de productievloer en veel gemiste verzenddata voor uw opdrachten. U heeft nu tijd verspild, een inferieur product geproduceerd, de productiviteit verlaagd en uw personeel gefrustreerd. Omdat er vaker slecht afgewerkte producten van de band rollen, zal het herwerken van het product extra arbeidskosten met zich meebrengen, waardoor uw winstmarge lager wordt. Alle onopgemerkte fouten die de deur uit komen, hebben een potentiële negatieve impact op klanten, uw merknaam en uw reputatie.
Uw werkinstructies moeten worden opgesteld door de productieafdeling, en niet door iemand van een andere afdeling die niet kan identificeren welke stappen of onderdelen nodig zijn om een item te bouwen. Dit vermijdt al het giswerk en misvattingen en levert de ruwe versie van de werkinstructie op. Gebruik bij het schrijven van de instructies niet te veel lange zinnen of overmatig technische “mumbo-jumbo”. Je wilt het in eenvoudige bewoordingen en goed genoeg kunnen uitleggen, zodat iedereen het kan begrijpen. Maak van elke stap foto’s en gebruik deze in je werkinstructies om de verschillende processen duidelijk in beeld te brengen.
Natuurrampen
Afhankelijk van waar u zich bevindt, kunt u te maken krijgen met een aardbeving, orkaan, tornado's, branden, overstromingen of enorme sneeuwstormen. Elk van deze gebeurtenissen zal wijdverspreide vernietiging veroorzaken en de lokale economieën de komende weken of maanden beïnvloeden. Deze natuurrampen en vele anderen zoals zij kunnen onvoorstelbare schade aanrichten.
De meeste bedrijven beschikken niet over een Crisisplan voor dit soort situaties. Je kunt het weer niet voorspellen. Voor sommige van de voorspelbare natuurrampen waarvoor u wordt gewaarschuwd, kunt u binnen de faciliteit bewustmakingstrainingen geven over evacuatieroutes en -procedures, afhankelijk van het gebied. U kunt samenwerken met lokale en nationale hulpdiensten over de evacuatieroutes van de gemeenschap. Wees voorbereid door noodvoorraden bij de hand te hebben. Houd de radio- en/of televisieverslagen in de gaten en maak een plan voor de beveiliging van uw faciliteit, waarbij u er rekening mee moet houden dat u de kritieke elektronische bestanden voor het bedrijf moet beveiligen en er back-ups van moet maken.
Samenvattend: het hebben van een crisisplan voor elke situatie is de beste optie. Hoewel dit slechts enkele voorbeelden zijn van wat op elk moment een crisis binnen uw productiefaciliteit kan veroorzaken, kan het vooraf opstellen van een crisisplan u helpen er efficiënt doorheen te komen. Maak een wandeling door uw instelling, identificeer potentiële problemen, maak een lijst met manieren om het probleem te voorkomen of te beperken en maak een plan.
