Che si tratti di pandemia, problemi della catena di approvvigionamento, prezzi del gas, violazioni informatiche o recessione incombente, ogni produttore deve disporre di un piano per gestire una crisi. Una crisi potrebbe assumere la forma di un problema a breve termine oppure alcune crisi possono richiedere anni per riprendersi, se si riesce a riprendersi del tutto. Di seguito troverai alcuni esempi di situazioni di crisi e come elaborare un piano.
Manutenzione Dell'equipaggiamento
Mantenere le apparecchiature in condizioni ottimali in uno stabilimento di produzione è fondamentale. In molti stabilimenti, se anche un solo componente dell’apparecchiatura dovesse guastarsi, l’intera operazione potrebbe bloccarsi. La manutenzione delle apparecchiature deve essere una priorità ALTA in qualsiasi impianto di produzione e, se non eseguita secondo un programma regolare, le apparecchiature potrebbero interrompere l'intero processo. Ci sono momenti in cui è necessario effettuare una manutenzione regolarmente programmata, anche se ciò potrebbe interrompere temporaneamente la produzione.
Per evitare che si verifichi un arresto imprevisto, ogni componente dell'attrezzatura presente nel vostro impianto che è vitale per la produzione del vostro prodotto deve essere sottoposto a un programma di manutenzione ordinaria. Su base regolare, il responsabile della manutenzione e il responsabile/supervisore della produzione devono coordinare il momento migliore per la manutenzione dell'attrezzatura. I macchinari obsoleti dovrebbero essere sostituiti o ammodernati. Come parte del tuo piano di crisi, è fondamentale creare e conservare un registro della pianificazione per tenere traccia del lavoro che deve essere eseguito, cosa è stato completato e quando.
Errore umano
Il tuo più grande avversario nella vita sei te stesso. Fare confusione, ignorare i protocolli di sicurezza ed essere esausti durante il lavoro può provocare lesioni personali e potenziali interruzioni delle linee a causa di danni al prodotto e/o all'apparecchiatura. In qualità di Manager/Supervisore, hai mai spedito un nuovo dipendente in sala perché eri occupato e avevi bisogno di personale extra e, a causa di vincoli di tempo, hai saltato argomenti di formazione imperativi? Sono stati pubblicati nuovi documenti di formazione per il tuo dipartimento per le apparecchiature critiche e pensavi che avrebbero potuto attendere un paio di giorni per essere completati? Anche solo rinunciando a qualsiasi documento di formazione anche per un giorno, tu, in qualità di Manager/Supervisore, potresti causare lesioni personali al tuo dipendente e/o a te stesso e/o danni alla tua attrezzatura.
La tua attività è forte quanto il tuo anello più debole e non vuoi che l'anello più debole siano i tuoi dipendenti. Assicurati di disporre di un responsabile/team di sicurezza e che sia aggiornato su tutti gli ultimi protocolli di formazione e sicurezza relativi alle politiche aziendali. Devono tenere riunioni periodiche sulla sicurezza e ispezioni dettagliate. Istruire e formare regolarmente i dipendenti, per i loro ruoli lavorativi specifici, è fondamentale per ridurre la probabilità complessiva di errore umano.
Problemi della catena di approvvigionamento
La tua catena di fornitura è fondamentale per le tue operazioni. Se dipendi dai tuoi fornitori per fornire materiale in un momento specifico e questi non soddisfano la tua domanda, ciò può mettere a dura prova i tuoi requisiti e il tuo programma di produzione. Supponiamo che tu abbia appena firmato due dei più grandi contratti che la tua azienda abbia mai visto. Hai tre fornitori da cui acquisti, ma uno di loro non è molto affidabile e uno degli altri due verrà chiuso per le prossime festività. Ti sei già impegnato per un breve periodo di tempo per entrambi i nuovi lavori. Avete un fornitore di riserva per uno scenario "per ogni evenienza"?
Assicurati sempre di avere più di un fornitore di forniture in un piano di crisi. Più fornitori ti darà più opzioni e la sicurezza di sapere che hai alternative a cui ricorrere quando il tempo è critico. È necessario sviluppare un approccio ragionevole per gestire eventuali interruzioni della fornitura. Identifica e documenta il tuo supply chain rischi e renderli regolarmente visibili al management della vostra azienda. Questi rischi dovrebbero essere valutati per ciascun progetto e valutati in termini di gravità e probabilità. Il monitoraggio dei rischi della catena di fornitura interna ed esterna consentirà alla tua azienda di valutare eventuali impatti e mitigare eventuali cambiamenti negativi.
Istruzioni di lavoro ambigue
La conseguenza di istruzioni di lavoro ambigue può comportare difetti o scarsa qualità del prodotto finale. Se la tua struttura non segue le istruzioni di lavoro adeguate nel reparto di produzione, è probabile che si stiano verificando problemi dovuti alla mancanza di formazione, a errori umani, tempi di inattività nel reparto di produzione e a molte date di spedizione mancate per i tuoi lavori. Ora hai perso tempo, prodotto un prodotto inferiore, ridotto la produttività e frustrato il tuo personale. Con una maggiore incidenza di prodotti finiti scadenti che escono dalla linea, la rielaborazione del prodotto comporterà costi di manodopera aggiuntivi, riducendo il margine di profitto. Qualsiasi fallimento non rilevato che esce dalla porta ha un potenziale impatto negativo sui clienti, sul nome del tuo marchio e sulla tua reputazione.
Le tue istruzioni di lavoro devono essere redatte dal reparto di produzione, non da qualcuno di un altro reparto che non è in grado di identificare i passaggi o le parti necessarie per costruire un articolo. Ciò evita tutte le congetture e le idee sbagliate e fornisce la bozza approssimativa delle istruzioni di lavoro. Quando scrivi le istruzioni, non usare frasi troppo lunghe o eccessivi “mumbo-jumbo” tecnici. Vuoi essere in grado di spiegarlo in termini semplici e abbastanza bene in modo che chiunque possa capirlo. Scatta foto di ogni passaggio e usale nelle istruzioni di lavoro per illustrare chiaramente i vari processi.
Disastri naturali
A seconda di dove ti trovi, potresti dover affrontare terremoti, uragani, tornado, incendi, inondazioni o enormi tempeste di neve. Ognuno di questi causerà una distruzione diffusa e potrà avere un impatto sulle economie locali per settimane o mesi a venire. Questi le catastrofi naturali e molti altri come loro possono causare danni incredibili.
La maggior parte delle aziende non dispone di un piano di crisi per situazioni come questa. Non puoi prevedere il tempo. Per alcuni dei disastri naturali prevedibili per i quali ricevi avvisi, puoi condurre corsi di sensibilizzazione all'interno della struttura sui percorsi e sulle procedure di evacuazione secondo necessità, a seconda dell'area. Puoi coordinarti con le agenzie di risposta locali e statali sui percorsi di evacuazione della comunità. Preparati avendo a portata di mano le scorte di emergenza. Monitora i servizi radiofonici e/o televisivi e pianifica come proteggere la tua struttura, ricordando di proteggere ed eseguire il backup dei file elettronici critici per l'azienda.
In sintesi, avere un piano di crisi per ogni situazione è la soluzione migliore. Sebbene questi siano solo alcuni esempi di ciò che può causare una crisi all'interno del tuo impianto di produzione in qualsiasi momento, stabilire in anticipo un piano di crisi può aiutarti a superarla in modo efficiente. Fai una passeggiata nella tua struttura, identifica potenziali problemi, crea un elenco di modi per prevenire o mitigare il problema ed elaborare un piano.
